Om in 2025 zo efficiënt mogelijk van start te gaan in de nieuwe gemeente Pajottegem, vrijwillig samengevoegd door de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne, werd reeds heel wat voorbereidend werk geïnvesteerd in de opmaak van een nieuw, gezamenlijk organogram en personeelsplan.
Als startpunt van het goedkeuringstraject werd op 26 maart 2024 een eerste keer het ontwerporganogram voorgesteld aan de raadsleden van de drie besturen.
Daarna werden veelvuldige overlegmomenten georganiseerd met de personeelsleden, de diensten, de stuurgroep, team fusie en de gezamenlijke colleges van burgemeester en schepenen.
Voor de opbouw van het organogram werd, onder begeleiding van Probis, een benchmark uitgevoerd. Er werd een vergelijking gemaakt met personeelsbezettingen van vergelijkbare lokale besturen. Uiteraard heeft elk lokaal bestuur haar eigen noden. Er werd een beschrijving van de zogenaamde AS IS-situatie (huidige 3 bezettingen) opgesteld om zo te komen tot de opmaak van een TO BE-situatie (bezetting lokaal bestuur Pajottegem).
Zowel administratie als colleges werden maximaal betrokken in dit intensief traject.
Deze samenwerking heeft onder meer geleid tot het uitwerken van een ‘kader’ met opgave van de hiërarchische structuur, de functies en de niveaus en schalen die in de fusiegemeente zullen gehanteerd worden. Hiermee worden verschillen tussen de drie organisaties toekomstgericht rechtgezet.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikelen 77, 161, 285-288, 330-334, 363-367
De wet tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel van 19 december 1974 en latere wijzigingen
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen
Het bestuursdecreet van 7 december 2018
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 september 2023 houdende goedkeuring beheersovereenkomst over een samenwerking op vlak van personeel na de principiële beslissing tot samenvoeging van gemeenten en OCMW’s Galmaarden, Gooik en Herne
Het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2023 houdende de definitieve beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
Deze werkwijze werd voorgelegd aan en goedgekeurd door het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Op 15 juli 2024 werd een BOC georganiseerd met de vakbondsorganisaties.
Op 1 januari 2025 is de fusie effectief een feit. Vanaf dat ogenblik moet er een eengemaakte dienstverlening aangeboden worden aan de inwoners van de nieuwe gemeente Pajottegem.
Om dit te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat er in 2024 al enkele belangrijke stappen gezet worden ter voorbereiding van deze eenmaking op het niveau van de organisatiestructuur.
Een belangrijk element in deze voorbereiding is het opzetten van één organogram met daarin een duidelijk indeling in afdelingen en diensten.
Het voorliggende organogram is het resultaat van een intensief traject tussen de lokale besturen in co-creatie met administratie en het beleid.
Voor de invulling werd een plan van aanpak uitgewerkt dat inzet op een gedeeltelijke realisatie van het organogram in 2024 via formele selectieprocedures. De opbouw van het personeelsplan werd begeleid door Jurplus.
Ondanks het feit dat het organogram op zich geen onderhandelingsmaterie is, werd dit ontwerp organogram toch eveneens besproken op het vakbondsoverleg op 15 juli 2024.
De huidige werkwijze houdt een aanpassing van het huidige organogrammen en personeelsplannen van de drie gemeenten. De effectieve invulling van de functies zal gebeuren door het bestuur waaraan de functie werd toegewezen in het personeelsplan. Deze werkwijze werd juridisch afgetoetst met het Agentschap Binnenlands Bestuur.
De gemeenten Herne en Gooik zullen de invulling van dit organogram eveneens aan hun gemeenteraad ter goedkeuring voorleggen.
Het blijft echter zo dat de gemeenteraad van de nieuwe fusiegemeente Pajottegem het organogram in 2025 definitief zal moeten vastleggen. De huidige goedkeuring van het organogram bindt het nieuwe bestuur niet.
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het organogram en personeelsplan, dat als resultaat uit het voorbereidend traject van de drie gemeenten is gekomen, goed.
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de voorgestelde werkwijze die erin bestaat dat de invullingen van de functies conform alle regelgevende bepalingen zullen gebeuren door één van de drie lokale besturen waarbij volledige transparantie en samenspraak in acht wordt genomen.
Artikel 3:
In het kader van de lopende zaken zullen alle toekomstige beslissingen met betrekking tot de invulling van dit organogram steeds in overleg tussen de lokale besturen voorbesproken, voorbereid en uitgevoerd worden op het niveau van de stuurgroep.
Voor het afsluiten van diverse verzekeringen in kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem werd een selectieleidraad voorbereid.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 78, 285-288, 330-334
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen (de Wet), meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) d) van de wet van 17 juni 2016) (opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling) en artikel 48 over de occasionele gezamenlijke opdrachten
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen (Hierna: KB Plaatsing)
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen (Hierna: KB Uitvoering)
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk
Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen
Decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie; de wet van 10 mei 2017 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen
Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en latere wijzigingen
Wet van 30 juli 2013 betreffende de versterking van de bescherming van de afnemers van financiële producten en diensten alsook van de bevoegdheden van de FSMA en houdende diverse bepalingen
Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG
Alle andere besluiten en reglementen die ter zake gelden, evenzo alle wijzigingen, normen of aanvullingen ook al zijn ze hierboven niet vermeld.
Daarnaast is op deze raamovereenkomst ook het verzekeringsrecht van toepassing, inzonderheid de Wet betreffende de Verzekeringen van 4 april 2014 en haar uitvoeringsbesluiten
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 september 2023 over de goedkeuring van de engagementsverklaring over toekomstige uitgaven en verbintenissen na de principiële beslissing tot samenvoeging van gemeenten en OCMW’s Galmaarden, Gooik en Herne
Het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2023 over de definitieve beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
De totale uitgave voor deze opdracht wordt door Van Dessel Insurance Brokers op basis van het huidige premievolume van alle entiteiten indicatief geraamd op € 1.419.600 over de totale periode van 4 jaar.
De uitgaven voor deze opdracht zijn voorzien in de budgetten van diverse JBR opgenomen in de meerjarenplanning.
Deze diensten (handelingen van verzekeringen) zijn vrijgesteld van BTW
Voor het afsluiten van diverse verzekeringen in kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem werd een selectiebestek opgesteld.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van mededingingsprocedure met onderhandeling krachtens artikel 38, § 1, 1°c van de Wet.
Deze plaatsingsprocedure verloopt concreet in twee stappen:
Gelet op het samengaan van de diverse besturen en gezien de specifieke aard van de te verzekeren materies is het onmogelijk alle voorwaarden reeds volledig in de opdrachtdocumenten vast te leggen.
Het afsluiten van verzekeringen is een complex gegeven. Dit kan alleen tot het gewenste resultaat leiden wanneer inschrijvers de kans krijgen om na onderhandelingen de inhoud van hun offerte beter af te stemmen op de behoeften van de aanbestedende overheid.
Het risico is groot dat er onvoldoende dekking en waarborgen zijn met een reële kans op financieel verlies voor de aanbestedende overheid, wanneer er geen mogelijkheid is om de opdracht te sluiten na onderhandeling.
De inschrijvers die een volledige en formeel regelmatige offerte hebben ingediend, worden dan ook uitgenodigd voor toelichtings- of onderhandelingsmomenten met de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om meerdere onderhandelingsmomenten te voorzien. Deze onderhandelingen zullen toe laten van gedachten te wisselen over de door de inschrijver ingediende offerte en deze verder te optimaliseren in het licht van de doelstellingen van de aanbestedende overheid voor de realisatie van de opdracht.
Het betreft een gezamenlijke opdracht.
In toepassing van artikel 48 van de Wet Overheidsopdrachten, organiseert gemeente Gooik een occasionele gezamenlijke opdracht tot plaatsing van de diverse verzekeringen ten behoeve van onderstaande entiteiten.
De aanbestedende overheid voert de procedure en treedt ook op in naam van:
- Gemeente Galmaarden, Marktplein 17, 1570 Galmaarden
- Gemeente Herne, Centrum 17, 1540 Herne
- OCMW Galmaarden, Marktplein 19, 1570 Galmaarden
- OCMW Herne, Edingsesteenweg 8A, 1540 Herne
- OCMW Gooik, Ninoofse Steenweg 182, 1755 Gooik
- AGB Herne, Centrum 17, 1540 Herne
- AGB Gooik, Koekoekstraat 2, 1755 Gooik
- PEVA Plattelandscentrum Pajottenland-Paddenbroek vzw, Paddenbroekstraat 12, 1755 Gooik.
Alle genoemde entiteiten nemen verbindend deel aan deze opdracht.
Artikel 1:
Het selectiebestek met nr. GO-2024-012, de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie en de raming voor de opdracht voor “Het afsluiten van diverse verzekeringen in kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem”, opgesteld door de verzekeringsconsultant Van Dessel Insurance Brokers worden goedgekeurd. De totale uitgave voor deze opdracht wordt door Van Dessel Insurance Brokers op basis van het huidige premievolume van alle entiteiten indicatief geraamd op € 1.419.600 over de totale periode van 4 jaar.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Artikel 3:
De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden.
Artikel 4:
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
Artikel 5:
De gemeente Gooik wordt gemandateerd om de procedure te voeren voor alle betrokken entiteiten en in naam van gemeente Galmaarden en gemeente Herne bij de gunning van de opdracht op te treden.
Deze beslissing wordt uitgevoerd onder de voorwaarde dat zowel de bevoegde organen van gemeente Galmaarden als van gemeente Herne de gemeente Gooik mandateren met toepassing van artikel 48 van de wet op de overheidsopdrachten om bij wijze van een occasionele gezamenlijke opdracht het beheer van de plaatsingsprocedure te voeren.
Artikel 6:
De uitgaven voor deze opdracht worden voorzien in de budgetten van diverse JBR opgenomen in de meerjarenplanning.
Het afsluiten van diverse verzekeringen in kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 77, 285-288, 330-334
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen (de Wet), meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) d) van de wet van 17 juni 2016) (opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling) en artikel 48 over de occasionele gezamenlijke opdrachten
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen (Hierna: KB Plaatsing)
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen (Hierna: KB Uitvoering)
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk
Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen
Decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie; de wet van 10 mei 2017 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen
Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en latere wijzigingen
Wet van 30 juli 2013 betreffende de versterking van de bescherming van de afnemers van financiële producten en diensten alsook van de bevoegdheden van de FSMA en houdende diverse bepalingen
Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG
Alle andere besluiten en reglementen die ter zake gelden, evenzo alle wijzigingen, normen of aanvullingen ook al zijn ze hierboven niet vermeld.
Daarnaast is op deze raamovereenkomst ook het verzekeringsrecht van toepassing, inzonderheid de Wet betreffende de Verzekeringen van 4 april 2014 en haar uitvoeringsbesluiten
Het gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2023 over de principiële beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 september 2023 over de goedkeuring van de engagementsverklaring over toekomstige uitgaven en verbintenissen na de principiële beslissing tot samenvoeging van gemeenten en OCMW’s Galmaarden, Gooik en Herne
Het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2023 over de definitieve beslissing tot vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne
De totale uitgave voor deze opdracht wordt Van Dessel Insurance Brokers op basis van het huidige premievolume van alle entiteiten indicatief geraamd op € 126.000 over de totale periode van 4 jaar.
De uitgaven voor deze opdracht worden voorzien in de budgetten van diverse JBR opgenomen in de meerjarenplanning.
Deze diensten (handelingen van verzekeringen) zijn vrijgesteld van BTW.
Voor het afsluiten van een hospitalisatieverzekering in het kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem werd een selectiebestek opgesteld.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van mededingingsprocedure met onderhandeling krachtens artikel 38, § 1, 1°c van de Wet.
Deze plaatsingsprocedure verloopt concreet in twee stappen:
Gelet op het samengaan van de diverse besturen en gezien de specifieke aard van de te verzekeren materies is het onmogelijk alle voorwaarden reeds volledig in de opdrachtdocumenten vast te leggen.
Het afsluiten van verzekeringen is een complex gegeven. Dit kan alleen tot het gewenste resultaat leiden wanneer inschrijvers de kans krijgen om na onderhandelingen de inhoud van hun offerte beter af te stemmen op de behoeften van de aanbestedende overheid.
Het risico is groot dat er onvoldoende dekking en waarborgen zijn met een reële kans op financieel verlies voor de aanbestedende overheid, wanneer er geen mogelijkheid is om de opdracht te sluiten na onderhandeling.
De inschrijvers die een volledige en formeel regelmatige offerte hebben ingediend, worden dan ook uitgenodigd voor toelichtings- of onderhandelingsmomenten met de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om meerdere onderhandelingsmomenten te voorzien. Deze onderhandelingen zullen toe laten van gedachten te wisselen over de door de inschrijver ingediende offerte en deze verder te optimaliseren in het licht van de doelstellingen van de aanbestedende overheid voor de realisatie van de opdracht.
Het betreft een gezamenlijke opdracht.
In toepassing van artikel 48 van de Wet Overheidsopdrachten, organiseert gemeente Gooik een occasionele gezamenlijke opdracht tot plaatsing van de diverse verzekeringen ten behoeve van onderstaande entiteiten.
De aanbestedende overheid voert de procedure en treedt ook op in naam van:
- Gemeente Galmaarden, Marktplein 17, 1570 Galmaarden
- Gemeente Herne, Centrum 17, 1540 Herne
- OCMW Galmaarden, Marktplein 19, 1570 Galmaarden
- OCMW Herne, Edingsesteenweg 8A, 1540 Herne
- OCMW Gooik, Ninoofse Steenweg 182, 1755 Gooik
- AGB Herne, Centrum 17, 1540 Herne
- AGB Gooik, Koekoekstraat 2, 1755 Gooik
- PEVA Plattelandscentrum Pajottenland-Paddenbroek vzw, Paddenbroekstraat 12, 1755 Gooik.
Alle genoemde entiteiten nemen verbindend deel aan deze opdracht.
Artikel 1:
Het selectiebestek met nr. GO-2024-013, de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie en de raming voor de opdracht voor “Aanstellen verzekeringsconsultant voor harmonisering/audit en begeleiding bij de overheidsopdracht verzekeringen in kader van de fusie van de lokale besturen Gooik, Galmaarden en Herne tot gemeente Pajottegem”, opgesteld door de verzekeringsconsultant Van Dessel Insurance Brokers worden goedgekeurd. De totale uitgave voor deze opdracht wordt Van Dessel Insurance Brokers op basis van het huidige premievolume van alle entiteiten indicatief geraamd op € 126.000 over de totale periode van 4 jaar.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Artikel 3:
De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden.
Artikel 4:
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
Artikel 5:
Gemeente Gooik wordt gemandateerd om de procedure te voeren voor alle betrokken entiteiten en in naam van gemeente en OCMW Galmaarden en gemeente en OCMW Herne bij de gunning van de opdracht op te treden.
Deze beslissing wordt uitgevoerd onder de voorwaarde dat zowel de bevoegde organen van lokaal bestuur Galmaarden als van lokaal bestuur Herne de gemeente Gooik mandateren met toepassing van artikel 48 van de wet op de overheidsopdrachten om bij wijze van een occasionele gezamenlijke opdracht het beheer van de plaatsingsprocedure te voeren.
Artikel 6:
De uitgaven voor deze opdracht worden voorzien in de budgetten van diverse JBR opgenomen in de meerjarenplanning.
MONDELINGE VRAGEN
GOEDKEURING NOTULEN.
In toepassing van artikel 32§3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn werd vastgesteld dat gedurende de raadzitting geen bemerkingen werden gedaan in verband met het verslag, zodat de notulen van de vorige raadzitting werden goedgekeurd.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Kristof Andries
algemeen directeur
Veerle Dero
voorzitter raad