Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het reglement voor de toekenning van startsubsidies aan Galmaardse jeugdverenigingen als volgt goed:

 

ARTIKEL 1: AANLEIDING EN DOEL
Zoals opgenomen in haar meerjarenplan 2020-2025 (Actie 128) voorziet de gemeente Galmaarden een nieuw subsidiereglement voor Galmaardse jeugdverenigingen.

Voor de subsidiëring van startende Galmaardse jeugdverenigingen voorziet de gemeente Galmaarden een vast bedrag per startende jeugdvereniging, dat afgetrokken wordt van het totale budget dat vastgelegd is voor de werkingssubsidies. Dit bedrag zal aan de vereniging overgemaakt worden binnen 4 maanden na de aanvraag.

ARTIKEL 2: TOEPASSINGSGEBIED
Dit reglement is van toepassing op de toekenning van een subsidie aan startende Galmaardse jeugdverenigingen die de bewijsstukken kunnen voorleggen zoals opgenomen onder artikel 7 van dit reglement.

ARTIKEL 3: BUDGET EN BETALING
Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door de gemeente aan startende Galmaardse jeugdverenigingen bij het indienen van een aanvraag.

ARTIKEL 4: UITBETALING
De uitbetaling van de subsidies zal gebeuren door een overschrijving op de rekening van de aanvragende jeugdvereniging.

ARTIKEL 5: VERANTWOORDELIJKEHID
Dit reglement regelt alleen de toekenning van de startsubsidie aan de startende jeugdverenigingen. Het gemeentebestuur kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor afhandelingen van contracten, eventuele ongevallen, schade, wanbetaling en de daaruit voortvloeiende kosten. De betrokken vereniging blijft volledig zelf verantwoordelijk voor haar werking, activiteiten en manifestaties.

ARTIKEL 6: AKKOORDVERKLARING
Verenigingen die beroep doen op dit subsidiereglement verklaren zich hierdoor akkoord met alle bepalingen ervan.

ARTIKEL 7: STARTSUBSIDIE
De gemeente Galmaarden ondersteunt startende jeugdverenigingen met een éénmalige subsidie van 300 euro. Deze startsubsidie kan aangevraagd worden bij de jeugddienst als de startende vereniging volgende bewijsstukken kan voorleggen:

• Naam van het jeugdwerkinitiatief
• Kopie van de officiële ledenlijst
• Samenstelling van het bestuur (naam, adres, geboortedatum en functie van de verantwoordelijken)
• Een overzicht van het activiteitenprogramma dat gericht is op jeugdwerking
• Een kopie van de afgesloten verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen van de leden en de leiding
• Een kopie van de statuten of de doelstelling van het jeugdwerkinitiatief
• Vermelding van het post- of bankrekeningnummer van het jeugdwerkinitiatief
• ¾ van de activiteiten vinden plaats op het grondgebied Galmaarden

De toekenning van de startsubsidie gebeurt door een beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Indien de vereniging binnen het jaar opnieuw ontbonden wordt, houdt de dienst financiële zaken zich het recht voor om de uitgekeerde subsidie terug te vorderen.

 

Artikel 2:
De gemeenteraad keurt het reglement voor de toekenning van basis- en werkingssubsidies aan Galmaardse jeugdverenigingen als volgt goed:

 

1. DEFINITIES

Erkende vereniging: een vereniging die na indiening van een erkenningsdossier erkend wordt door het gemeentebestuur van Galmaarden.

 

Meerjarenplan: het meerjarenplan van een gemeente bevat de beleidskeuzes van het nieuwe bestuur en de financiële vertaling ervan voor de volledige periode van het meerjarenplan en het bestaat uit een strategische nota, een financiële nota en een toelichting.

 

Jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

 

Jeugdraad: adviesorgaan dat is opgericht om de betrokkenheid en de inspraak van kinderen en jongeren te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de gemeentelijke dienstverlening en bij de evaluatie ervan, inzonderheid de voorbereiding en uitvoering van het meerjarenplan van de gemeente.

 

Aantal activiteiten in eigen organisatie: activiteiten georganiseerd door en voor de leden van de vereniging, buiten de reguliere werking om, zonder winstbejag.

 

 2. ALGEMENE VOORWAARDEN

ARTIKEL 1: AANLEIDING EN DOEL
Zoals opgenomen in haar meerjarenplan 2020-2025 (Actie 128) voorziet de gemeente Galmaarden een nieuw subsidiereglement voor Galmaardse jeugdverenigingen.

Voor de subsidiëring van de Galmaardse jeugdverenigingen voorziet de gemeente Galmaarden jaarlijks een vooraf vastgelegd bedrag op het gemeentelijk budget.

ARTIKEL 2: TOEPASSINGSGEBIED
Dit reglement is van toepassing op de toekenning van subsidies aan erkende Galmaardse verenigingen die voldoen aan de algemene subsidievoorwaarden opgenomen onder artikel 6 van dit subsidiereglement.

ARTKEL 3: UITSLUITINGSCRITERIA
Verenigingen die door andere adviesraden gesubsidieerd worden (sport, cultuur,…) of erkend zijn in een andere gemeente komen niet in aanmerking voor een subsidie. Een uitzondering wordt gemaakt voor verenigingen met een bovenlokale werking, m.a.w. verenigingen met een actieve werking in meerdere gemeenten. Zij worden, binnen dit reglement, echter enkel gesubsidieerd voor hun actieve werking in Galmaarden.

ARTIKEL 4: BUDGET EN BETALING
Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door de gemeente, indien nodig na advies van de jeugdraad, aan erkende verenigingen vóór 31 december van het jaar van indiening. 

ARTIKEL 5: WERKINGSJAAR
Als werkingsjaar geldt de periode van 1 september tot en met 31 augustus. 

ARTIKEL 6: VOORWAARDEN
Om een subsidie te bekomen dient een vereniging erkend te zijn.

Daarnaast gelden ook nog volgende voorwaarden:

• Aangesloten zijn bij een erkende landelijke vereniging of koepelorganisatie
• Aanbieden van groepsgerichte, sociaal-culturele activiteiten zonder commercieel doel voor jeugd (3 – 30 jaar)
• De activiteiten vinden plaats op regelmatige basis verspreid over minstens 15 weken per jaar
• 2/3 van de bestuursleden mag de leeftijd van 30 jaar niet bereikt hebben. Minimaal 1 bestuurslid moet 18 jaar zijn.
• De vereniging mag geen onderafdeling zijn van een andere, plaatselijke vereniging
• Aanvaarden om verantwoording af te leggen aan het gemeentebestuur voor de aanwending van de subsidies
• Tijdig indienen van het subsidiedossier
• ¾ van de activiteiten vinden plaats op het grondgebied Galmaarden

ARTIKEL 7: AANVRAAG
Het secretariaat van de erkende vereniging ontvangt jaarlijks tijdig een oproeping voor het indienen van een subsidiedossier.

Enkel de erkende verenigingen die voor de uiterste datum vermeld in de oproeping hun subsidiedossier ingediend hebben op de dienst Vrije Tijd komen in aanmerking voor de verdere afhandeling ervan. De vereniging die na het verstrijken van deze datum nog geen dossier heeft ingediend, zal geen aanspraak kunnen maken op de subsidie voor het desbetreffende werkingsjaar.

De aanvrager dient – indien opgevraagd door de dienst Vrije Tijd – bijkomende informatie in verband met het ingediende dossier binnen de 14 dagen na de vraagstelling aan de gemeentelijke diensten te verstrekken, tenzij anders schriftelijk werd afgesproken.

ARTIKEL 8: BESLISSINGEN
De jaarlijkse subsidiedossiers worden ingediend bij en verwerkt door de gemeentelijke jeugddienst. De jeugdraad geeft, indien nodig, advies en/of feedback binnen de 30 dagen aan het college van burgemeester en schepenen, die op haar beurt een definitieve beslissing neemt.

ARTIKEL 9: UITBETALING
De uitbetaling van de subsidies zal gebeuren door een overschrijving op de rekening van de aanvragende jeugdvereniging.

ARTIKEL 10: BETWISTING
Bij betwisting over de toekenning van de subsidies kan de vereniging een bezwaar schriftelijk indienen bij het college van burgemeester en schepenen, dit binnen de 14 dagen na toekenning.

Het college van burgemeester en schepenen regelt alle niet voorziene gevallen en beslist bij betwisting, indien nodig na advies van de jeugdraad.

ARTIKEL 11: CONTROLE EN SANCTIES
Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht de gegeven informatie en bewijsstukken te verifiëren. Indien blijkt dat:

• de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid of
• de aanvrager de gevraagde inlichtingen weigert te verschaffen of
• de aanvrager de inlichtingen niet tijdig verschaft of
• de verklaringen onjuist zijn

vervalt voor desbetreffende vereniging het recht op subsidiëring voor het betrokken werkingsjaar.

ARTIKEL 12: VERANTWOORDELIJKEHID
Dit reglement regelt alleen de financiële tussenkomst van het gemeentebestuur in de werking van de jeugdverenigingen. Het gemeentebestuur kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor afhandelingen van contracten, eventuele ongevallen, schade, wanbetaling en de daaruit voortvloeiende kosten. De betrokken vereniging blijft volledig zelf verantwoordelijk voor haar werking, activiteiten en manifestaties.

ARTIKEL 13: AKKOORDVERKLARING
Verenigingen die beroep doen op dit subsidiereglement verklaren zich hierdoor akkoord met alle bepalingen ervan.

 

3. SUBSIDIES

ARTIKEL 14: BASISSUBSIDIE
Het totaal van de basissubsidie bedraagt 35% van het totale subsidiebedrag bedoeld in artikel 1.

Het bedrag van de basissubsidie wordt op gelijke wijze verdeeld onder de erkende verenigingen die een geldig subsidiedossier hebben ingediend. De berekening is als volgt: het totaal bedrag aan basissubsidie gedeeld door het aantal erkende verenigingen. 

ARTIKEL 15: WERKINGSSUBSIDIE
Naast de basissubsidie wordt een werkingssubsidie toegekend aan de erkende verenigingen die een actieve jeugdwerking kunnen aantonen.

Het totaal van de werkingssubsidie bedraagt 65% van het totale subsidiebedrag bedoeld in artikel 1.

De werkingssubsidie wordt via een puntensysteem verdeeld onder de erkende verenigingen die een geldig subsidiedossier hebben ingediend.

Het puntensysteem werkt als volgt:

• De werkingssubsidie die een vereniging ontvangt, is afhankelijk van het aantal behaalde punten door de vereniging.
• De waarde van een punt wordt berekend door het totale bedrag van de werkingssubsidie te delen door het aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. Op deze manier bekomt men de financiële waarde voor 1 punt.
• De werkingssubsidie die een vereniging ontvangt, volgt uit de vermenigvuldiging van het aantal punten dat de vereniging behaalde met de financiële waarde van 1 punt.

 

ARTIKEL 16: CRITERIA EN PUNTENVERDELING
Het werkingsverslag bestaat uit het aanvraagformulier en de gevraagde bijlagen.

Het volledige werkingsverslag wordt uiterlijk op 30 september van het betreffende werkingsjaar aan de dienst Vrije Tijd overgemaakt.

 

Omschrijving	Puntenverdeling
Aantal actieve verzekerde leden Bijlage I: officiële ledenlijst van de koepelorganisatie of de landelijke vereniging waarbij aangesloten is of lijst van de verzekeringsmaatschappij (naam, voornaam, woonplaats, geboortedatum en functie indien van toepassing)	1 punt/lid
Aantal bestuursleden (maximum 15) Bijlage II: lijst met namen en contactgegevens	1 punt/lid
Aantal gebrevetteerde animators Bijlage III: kopie van het attest, ook al werd dit in het verleden behaald, van leden die dit werkingsjaar effectief als leiding gestaan hebben.	3 punten/lid
Aantal gebrevetteerde hoofdanimators Bijlage IV: kopie van het attest, ook al werd dit in het verleden behaald, van leden die dit werkingsjaar effectief als leiding gestaan hebben.	5 punten/lid
Aantal activiteiten in eigen organisatie Bijlage V: kopie van kalender en aankondiging	5 punten/activiteit
Frequentie van samenkomst Bijlage VII: kalender opnemen in het werkingsverslag	20 – 40 activiteiten: 20 punten 41 – 60 activiteiten: 35 punten >60 activiteiten: 50 punten
Communicatie De vereniging beschikt over minstens twee kwaliteitsvolle communicatiemiddelen om leden/ouders/medewerkers te informeren bv. infobrochure, tijdschrift, ontmoetingsmoment, nieuwsbrief, … of digitale ledeninfo Bijlage VIII: Stavingstuk(ken) o.a. infobrochure, nieuwsbrief, uitnodiging + agendapunten/presentatie infomoment, URL (naar infopagina) .…	10 punten
Up-to-date website en/of Facebookpagina	10 punten
Medewerking aan gemeentelijke initiatieven/activiteiten jeugdraad of andere adviesraden	5 punten/medewerking
Weekends/bivakken in eigen organisatie - aantal dagen Bijlage IX: bewijsstukken toevoegen aan werkingsverslag	1 punt/verblijf dag
Activiteiten gericht op integratie van maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren Bijlage X: bewijsstukken van actieve integratie toevoegen	10 punten/activiteit

 

Artikel 3: 
Dit reglement treedt in werking vanaf het werkingsjaar 2021-2022. Het reglement voor erkenning en de betoelaging van jeugdwerkinitiatieven in de gemeente Galmaarden, dat deel uitmaakt van het jeugdbeleidsplan 2011-2013 dat goedgekeurd werd door de gemeenteraad op 26 oktober 2010, wordt hiermee opgeheven.

 

Artikel 4:
De dienst vrije tijd - jeugd bezorgt een kopie van het besluit aan de dienst financiën en licht de inwoners en jeugdverenigingen in over de voorwaarden van dit reglement.