Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het nieuw subsidiereglement voor Galmaardse sportverenigingen als volgt goed:

 

1. DEFINITIES

 

Erkende vereniging: een vereniging die na indiening van een erkenningsdossier erkend wordt door het gemeentebestuur van Galmaarden.

 

Meerjarenplan: het meerjarenplan van een gemeente bevat de beleidskeuzes van het nieuwe bestuur en de financiële vertaling ervan voor de volledige periode van het meerjarenplan en bestaat uit een strategische nota, een financiële nota en een toelichting.

 

Jeugdsportwerking: sportparticipatie voor kinderen en jongeren tot en met 18 jaar.

 

Actief lid: sportend lid van de club. Een bestuurslid of vrijwillig medewerker van de club kan enkel opgenomen worden indien hij/zij effectief deelneemt als sporter binnen de club (bv. als recreant).

 

Sportraad: is een gemeentelijke raad die advies geeft aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, voor alle sportgerelateerde aangelegenheden. De sportraad heeft als algemeen doel de sport, de lichamelijke opvoeding en de openluchtrecreatie in de gemeente te bevorderen.

 

Vorming: is één sport- en/of clubgerelateerd opleidingsmoment, ingericht door een erkende instantie bv. infoavond Dynamo-project verenigingswerk of reanimatietechnieken door Rode Kruis.

 

Opleiding: een meerdaags opleidingsprogramma ingericht door een erkende instantie. Een opleiding is uitsluitend sportgerelateerd, bevat een theoretisch en een praktijkgedeelte (stage) en wordt afgesloten met een attest, diploma of getuigschrift. Sportstages die uitsluitend een persoonlijke verrijking betekenen van de deelnemer worden niet als opleiding weerhouden.

 

Opendeur/initiatiemoment: kennismakingsmoment voor niet-leden in de betreffende sporttak.

 

Sportkamp: meerdaags (min. 3 dagen) multi- of unisportkamp voor leden én niet-leden tijdens een vakantieperiode. Erkende Galmaardse verenigingen kunnen via de gemeente Galmaarden fiscale attesten uitreiken voor de opvangkosten voor kinderen jonger dan 14 jaar of voor kinderen met een zware handicap jonger dan 21 jaar.

 

Start-to lessenreeks: initiatie- of doorgroeireeks van minimum 10 begeleide sessies in een betreffende sporttak voor leden én niet-leden.

 

Sociaal tarief en/of afbetalingsplan: uitsluitend in functie van een specifieke doelgroep (personen met een verhoogde tegemoetkoming, personen met een beperking, …) kunnen genieten van een verminderd tarief.

 

Gedifferentieerd lidgeld: De club heeft aparte tarieven voor bv. gezinnen (vermindering van het lidgeld mogelijk zodra meerdere kinderen uit een zelfde gezin lid worden van de club).

 

 

2. ALGEMENE VOORWAARDEN

 

ARTIKEL 1. AANLEIDING EN DOEL

Zoals opgenomen in haar meerjarenplan 2020-2025 (Actie 128) voorziet de gemeente Galmaarden een nieuw subsidiereglement voor Galmaardse sportverenigingen.

Voor de subsidiëring van de erkende Galmaardse verenigingen voorziet de gemeente Galmaarden jaarlijks een vooraf vastgelegd bedrag op het gemeentelijk budget.

 

ARTIKEL 2. TOEPASSINGSGEBIED

Dit reglement is van toepassing op de toekenning van subsidies aan erkende Galmaardse verenigingen die voldoen aan de algemene subsidievoorwaarden opgenomen onder artikel 6 van dit subsidiereglement.

 

ARTIKEL 3. UITSLUITINGSCRITERIA

Verenigingen die door andere adviesraden gesubsidieerd worden (jeugd, cultuur, …) of erkend zijn in een andere gemeente komen niet in aanmerking voor een subsidie. Een uitzondering wordt gemaakt voor clubs met een bovenlokale werking, m.a.w. clubs met een actieve werking in meerdere gemeenten. Zij worden, binnen dit reglement, echter enkel gesubsidieerd voor hun actieve werking in de gemeente Galmaarden.

 

ARTIKEL 4. BUDGET EN BETALING

Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door de gemeente, indien nodig na advies van de sportraad, aan erkende verenigingen vóór 31 december van het jaar van indiening.

 

ARTIKEL 5. WERKINGSJAAR

Als werkingsjaar geldt de periode van 1 september tot en met 31 augustus.

 

ARTIKEL 6. VOORWAARDEN

Om een subsidie te bekomen dient een vereniging erkend te zijn.

Daarnaast gelden ook nog volgende voorwaarden:

• sport- en/of beweegactiviteiten aanbieden
• de beoefening van sport in de vereniging voor iedereen mogelijk maken passend binnen het stramien van de clubwerking
• de activiteiten vinden plaats op regelmatige basis verspreid over minstens 15 weken per jaar
• aanvaarden om verantwoording af te leggen aan het gemeentebestuur voor de aanwending van de subsidies
• tijdig indienen van het subsidiedossier

  

ARTIKEL 7. AANVRAAG

Het secretariaat van de erkende vereniging ontvangt jaarlijks tijdig een oproeping voor het indienen van een subsidiedossier.

Enkel de erkende verenigingen die voor de uiterste datum vermeld in de oproeping hun subsidiedossier ingediend hebben op de dienst Vrije Tijd komen in aanmerking voor de verdere afhandeling ervan. De vereniging die na het verstrijken van deze datum nog geen dossier heeft ingediend, zal geen aanspraak kunnen maken op de subsidie voor het betreffende werkingsjaar.

De aanvrager dient – indien opgevraagd door de dienst Vrije Tijd – bijkomende informatie in verband met het ingediende dossier binnen de 14 dagen na de vraagstelling aan de gemeentelijke diensten te verstrekken, tenzij anders schriftelijk werd afgesproken.

 

ARTIKEL 8. BESLISSINGEN

De jaarlijkse subsidiedossiers worden ingediend bij en verwerkt door de gemeentelijke sportdienst. De sportraad geeft indien nodig advies en/of feedback binnen de 30 dagen aan het college van burgemeester en schepenen, die op haar beurt een definitieve beslissing neemt.

 

ARTIKEL 9. UITBETALING

De uitbetaling van de subsidies zal gebeuren door een overschrijving op de rekening van de aanvragende vereniging.

 

ARTIKEL 10. BETWISTING

Bij betwisting over de toekenning van subsidies kan de vereniging een bezwaar schriftelijk indienen bij het college van burgemeester en schepenen, dit binnen de 14 dagen na toekenning.

Het college van burgemeester en schepenen regelt alle niet voorziene gevallen en beslist bij betwisting, indien nodig na advies van de sportraad.

 

ARTIKEL 11. CONTROLE EN SANCTIES

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht de gegeven informatie en bewijsstukken te verifiëren.

Indien blijkt dat:

• de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid of
• de aanvrager de gevraagde inlichtingen weigert te verschaffen of
• de aanvrager de inlichtingen niet tijdig verschaft of
• de verklaringen onjuist zijn

vervalt voor de desbetreffende vereniging het recht op subsidiëring voor het betrokken werkingsjaar.

 

ARTIKEL 12. VERANTWOORDELIJKHEID

Dit reglement regelt alleen de financiële tussenkomst van het gemeentebestuur in de werking van de verenigingen. Het gemeentebestuur kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor afhandelingen van contracten, eventuele ongevallen, schade, wanbetaling en de daaruit voortvloeiende kosten. De betrokken vereniging blijft volledig zelf verantwoordelijk voor haar werking, activiteiten en manifestaties.

  

ARTIKEL 13. AKKOORDVERKLARING

Verenigingen die beroep doen op dit subsidiereglement verklaren zich hierdoor akkoord met alle bepalingen ervan.

 

 

3. SUBSIDIES

 

ARTIKEL 14. SUBSIDIELIJNEN

In de gemeente Galmaarden kunnen de erkende verenigingen die voldoen aan de algemene subsidievoorwaarden opgenomen onder artikel 6 van dit subsidiereglement beroep doen op 3 subsidielijnen:

1. basissubsidie (maximaal 65% van het beschikbare budget)
2. subsidie kwaliteitsbewaking, open clubstructuur en engagement (minimaal 35% van het beschikbare budget aangevuld met restbedrag uit de basissubsidie, indien van toepassing):

• Deel 1: subsidie kwaliteitsbewaking, open clubstructuur (35%)
• Deel 2: engagementsubsidie (65%)

 

 

3.1.        BASISSUBSIDIE (maximaal 65% van het beschikbare budget)

 

ARTIKEL 15. CATEGORIEEN

De basissubsidie voor het ondersteunen van de kwalitatieve uitbouw van de vereniging wordt berekend door middel van een puntensysteem waardoor elke club/vereniging in een categorie (A, B of C) kan ingedeeld worden. Het college van burgemeester en schepenen legt per categorie een vast bedrag als basissubsidie vast.

 

Indeling categorieën

Categorie C: minimum 5 - maximum 9 punten

Categorie B: minimum 10 punten - maximum 29 punten

Categorie A: minimum 30 punten

 

Basissubsidie

Categorie C: maximum 100 euro

Categorie B: maximum 500 euro

Categorie A: maximum 2.000 euro

Indien het voorziene budget niet toereikend is worden alle bedragen evenredig in mindering gebracht.

 

Volgende criteria bepalen de indeling per categorie:

  

ARTIKEL 16. AANGESLOTEN ACTIEVE LEDEN

 

Niet-erkende vereniging	uitgesloten
Minimum 15 actieve leden waarvan 5 inwoner van de gemeente Galmaarden	1 punt
Minimum 30 actieve leden waarvan 10 inwoner van de gemeente Galmaarden	3 punten
Minimum 50 actieve leden waarvan 20 inwoner van de gemeente Galmaarden	5 punten

Bijlage 1:

Officiële ledenlijst van de federatie of namenlijst van de verzekeringsmaatschappij. Deze lijst bevat minimaal naam / voornaam / woonplaats / geboortedatum / functie – enkel actieve sporters komen in aanmerking. Vanaf 30 leden is een aansluiting bij een erkende federatie of overkoepelende organisatie nodig, zo niet krijg men slechts 1 punt!

 

 

ARTIKEL 17. AANTAL ACTIVITEITEN IN DE GEMEENTE GALMAARDEN

 

De vereniging heeft een regelmatige werking van minimum 20 weken per jaar waarin minimaal 1 trainingsmoment of wedstrijd per week georganiseerd wordt	1 punt
De vereniging heeft een regelmatige werking van minimum 25 weken per jaar waarin minimaal 5 trainingsmomenten en/of wedstrijden per week georganiseerd worden	3 punten
De vereniging heeft een regelmatige werking van minimum 30 weken per jaar waarin minimaal 10 trainingsmomenten en/of wedstrijden per week georganiseerd worden	5 punten

Bijlage 2:

Overzicht trainings-/wedstrijdmomenten op jaarkalender e.a.

 

 

ARTIKEL 18. JEUGDSPORTWERKING (max. 18 jaar in controle jaar/actief lid)

 

De vereniging heeft minstens 5 Galmaardse actieve jeugdleden maar geen specifieke jeugdtraining	1 punt
De vereniging heeft minstens 10 Galmaardse actieve jeugdleden en minimum 1 specifieke jeugdtraining per week	5 punten
De vereniging heeft minstens 20 Galmaardse actieve jeugdleden en wekelijkse specifieke jeugdtrainingen in verschillende (leeftijds)categorieën	10 punten

Bijlage:

cfr. Bijlage 1 + bijlage 2 – aanduiding van de jeugdleden / trainings-wedstrijdmoment(en) jeugdleden

 

  

ARTIKEL 19. GOED BESTUUR

 

De vereniging is een feitelijke vereniging en beschikt over een huishoudelijk reglement/statuten	1 punt
De vereniging is een vzw	3 punten
De vereniging is een vzw en beschikt over een huishoudelijk reglement en actueel beleidsplan	5 punten

Bijlage 3:

Stavingsstuk(ken) a.d.h.v. wat van toepassing is voor de vereniging

 

 

ARTIKEL 20. INTERNE COMMUNICATIE

 

De vereniging beschikt over minstens één kwaliteitsvolle communicatie om clubleden/ouders/medewerkers te informeren bv. infobrochure, ontmoetingsmoment, nieuwsbrief, … of digitale ledeninfo	1 punt
De vereniging beschikt over minstens drie verschillende kwaliteitsvolle communicaties om clubleden/ouders/medewerkers te informeren bv. infobrochure, ontmoetingsmoment, nieuwsbrief, … of digitale ledeninfo	2 punten

Bijlage 4:

Stavingstuk(ken) o.a. infobrochure, nieuwsbrief, uitnodiging + agendapunten/presentatie infomoment, URL (naar infopagina) .…

 

 

 ARTIKEL 21. EXTERNE COMMUNICATIE

 

De vereniging verstuurt minstens één persbericht/jaar naar media (+publicatie)	1 punt
De vereniging beschikt over een actuele website en/of open facebookpagina	1 punt

Bijlage 5:

Stavingsstuk(ken) o.a. persartikel, URL website of sociale media, …

 

 

 ARTIKEL 22. BEGELEIDERS/TRAINERS BINNEN SPORTDOMEIN

 

Binnen de club/vereniging wordt er per categorie/team/groep wekelijks training gegeven door een gediplomeerd trainer/lesgever (cfr. assimilatietabel Vlaamse Trainersschool - Sport Vlaanderen)

 

Begeleider/trainer heeft VTS diploma 0-niveau of afwijkend attest sportfederatie	1 punt per trainer met een maximum van 10 punten
Begeleider/trainer heeft VTS diploma initiator
Begeleider/trainer heeft diploma Bachelor of Master LO
Begeleider/trainer heeft VTS diploma trainer B
Begeleider/trainer heeft VTS diploma trainer A

Bijlage 6:

Nominatieve lijst van de actieve trainers met vermelding van hun diploma (+ een kopie van het hoogste diploma met betrekking tot de beoefende sporttak)

+ aantal uren/week actief + aantal weken per jaar

 

 

3.2.        SUBSIDIE KWALITEITSBEWAKING, OPEN CLUBSTRUCTUUR EN ENGAGEMENT (minimaal 35% van het beschikbare budget)

 

ARTIKEL 23. KWALITEITSBEWAKING EN OPEN CLUBSTRUCTUUR (35% van het beschikbare budget voor kwaliteitsbewaking, open clubstructuur en engagement)

 

De subsidie voor de kwaliteitsbewaking ondersteunt op het vlak van het volgen en/of organiseren van vorming(en) en opleidingen, het niveau van de gekwalificeerde trainers en de open clubstructuur.

De kwaliteit van de begeleiding en een open clubstructuur zijn kwalitatieve criteria die we structureel willen ingebed zien in de clubwerking/vereniging.

 

Subsidietoekenning:

De verwerking van de subsidies gebeurt op basis van een puntensysteem. Om de waarde van 1 punt te bepalen wordt het subsidiebedrag gedeeld door het totaal aantal punten van alle ingediende dossiers. De subsidie van een vereniging wordt berekend door het aantal punten van de vereniging voor dit dossier, te vermenigvuldigen met de waarde van 1 punt.

 

Criteria kwaliteitsbewaking
Volgen van erkende vormingen (zie definitie)	1 punt
Volgen van erkende opleidingen (zie definitie)	3 punten
Organiseren van erkende vormingen (zie definitie)	5 punten
Organiseren van erkende opleidingen (zie definitie)	10 punten
(punten per vorming/opleiding) Bijlage 7: Attest/getuigschrift/diploma (behaald/gevolgd in het betreffende subsidiejaar zie Artikel 5)
VTS-diploma aspirant initiator	1 punt
VTS-initiator of gelijkgesteld	2 punten
Bachelor LO / VTS-instructeur / VTS-trainer B of gelijkgesteld	3 punten
Master LO / VTS-trainer A of gelijkgesteld	4 punten
Master LO mét VTS-diploma trainer A / Toptrainer of gelijkgesteld	5 punten
Cf. bijlage 6: Nominatieve lijst van de actieve trainers met vermelding van hun diploma (+ een kopie van het hoogste diploma met betrekking tot de beoefende sporttak) + aantal uren/week actief + aantal weken per jaar De referentietabel en assimilatietabellen van Sport Vlaanderen/VTS kunnen opgevraagd worden bij de sportdienst.

 

  

Criteria open clubstructuur (tot maximaal 30 punten/vereniging)
Organiseren van een opendeur/initiatiemoment	5 punten
Organiseren van een sportkamp (min. 3 dagen/kamp)	5 punten/kamp
Organiseren van een start-to lessenreeks (min. 10 lessen/reeks)	5 punten/reeks
Organiseren van een aanbod voor doelgroepen (G-Sport, kansarmoede, anderstaligen …)	5 punten
Hanteren van een sociaal tarief en/of afbetalingsplan ifv doelgroep	5 punten
Hanteren van een gedifferentieerd lidgeld	5 punten
Medewerking aan gemeentelijke initiatieven	5 punten/initiatief

Bijlage 8:

flyer(s), affiche(s), brochure(s) van de activiteiten, kopie inschrijvingsformulier(en), inschrijvingsstroken met tariefvermelding,.…

 

 

ARTIKEL 24. ENGAGEMENTSSUBSIDIE (65% van het beschikbare budget voor kwaliteitsbewaking, open clubstructuur en engagement)

 

De vereniging engageert zich als coproducent, die meehelpt om maatschappelijke doelstellingen te realiseren. Jaarlijks wordt één hoofdthema naar voor geschoven waarbij de vereniging een project kan indienen met een positieve impact op de geformuleerde doelstelling(en).

 

Het dossier dient minimaal volgende onderdelen te bevatten:

• omschrijving van het project/output
• doelgroep
• betrokken partners
• timing uitvoering
• communicatie
• budget

 

Het dossier dient ingediend te worden vóór 1 oktober van het lopende werkjaar.

 

Clubs die later een dossier willen indienen op een thema van voorgaande jaren kunnen dit alsnog doen, het beschikbare budget wordt herverdeeld volgens onderstaande regeling. Elke club kan jaarlijks één dossier rond het hoofdthema indienen en vanaf 2022 één extra dossier rond een thema van de voorgaande jaren.

 

Budgetverdeling:

2021-2022	100% hoofdthema
2022-2023	Minimaal 80% hoofdthema/maximaal 20% thema jaar 1
2023-2024	Minimaal 80% hoofdthema/maximaal 20% thema jaar 1/2
2024-2025	Minimaal 80% hoofdthema/maximaal 20% thema jaar 1/2/3
2025-2026	Minimaal 80% hoofdthema/maximaal 20% thema jaar 1/2/3/4

 

Thema’s engagementssubsidies:

2021-2022   Gezondheid

2022-2023   Duurzaamheid/Milieu

2023-2024   Mobiliteit en/of sociale pijler

2024-2025   Communicatie

2025-2026   Vrijwilligersbeleid (structuur & werking)

Bijlage 9: Ingevuld(e) aanvraagdossier(s) engagementssubsidie

 

Artikel 2: 
Dit reglement treedt in werking vanaf het werkingsjaar 2021-2022. De gemeentelijke subsidiereglementen (beleidssubsidies en impulssubsidies) voor de sportverenigingen van Galmaarden, die deel uitmaken van het sportbeleidsplan 2008-2013 dat goedgekeurd werd door de gemeenteraad op 30 december 2008, worden hiermee opgeheven.

 

Artikel 3:
De dienst vrije tijd - sport bezorgt een kopie van dit besluit aan de dienst financiën en licht de inwoners en sportverenigingen in over de voorwaarden van dit reglement.