De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de Sint-Pauluskapel goed.
571
In het kader van het gebruik van de Sint-Pauluskapel werd een huishoudelijk reglement opgemaakt met als doel het gebruik van de Sint-Pauluskapel in optimale omstandigheden te laten verlopen. De gemeenteraad is bevoegd voor de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Sint-Pauluskapel.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 40, 285-288, 330-334
Tot op heden bestaat er geen huishoudelijk reglement voor de Sint-Pauluskapel.
Het is wenselijk een huishoudelijk reglement op te maken om het gebruik van de Sint-Pauluskapel in optimale omstandigheden te laten verlopen.
Gezien de kwetsbaarheid van het aanwezige erfgoed en het religieuze karakter van het gebouw, wordt het gebruik in het algemeen beperkt tot religieuze plechtigheden, concerten, voordrachten, lezingen en tentoonstellingen.
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de Sint-Pauluskapel als volgt goed:
HOOFDSTUK I: ALGEMEEN
ARTIKEL 1. TOEPASSINGSGEBIED
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de Sint-Pauluskapel, Paulusstraat ZN, 1570 Galmaarden.
ARTIKEL 2. TERMINOLOGIE
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
ARTIKEL 3. BESTEMMING
Dit artikel regelt welke activiteiten het lokaal bestuur kan toestaan in de Sint-Pauluskapel.
De historische en beschermde bedevaartkapel van Sint-Paulus, in het gelijknamige gehucht, kan worden gebruikt voor de activiteiten van religieus en cultureel erfgoed in verband met de Pauwelviering en de relikwie van het Heilig Kruis van Galmaarden en voor religieuze activiteiten van de parochie Sint-Pieter Galmaarden en de federatie van parochies waartoe ze behoort.
Daarnaast kan ze gebruikt worden voor bepaalde socioculturele activiteiten, rekening houdend met beperkingen voortvloeiend uit het aanwezige onroerend en roerend erfgoed.
Het lokaal bestuur Galmaarden en de scholen op het grondgebied van Galmaarden, met inbegrip van de gemeentelijke muziekacademie, hebben bij voorrang en in eerste orde een prioriteitsrecht voor het gratis gebruik van de Sint-Pauluskapel voor het inrichten van eigen activiteiten en activiteiten die zij ondersteunen. Daaronder vallen ook de activiteiten van religieus en cultureel erfgoed die er van oudsher plaatsvinden, met name de geplogenheden van de Pauwelviering en de activiteiten in verband met de relikwie van het Heilig Kruis.
De kerkfabriek, pastoor en parochieploeg van Sint-Pieter Galmaarden en van de federatie van parochies waartoe ze behoort, hebben bij voorrang en in tweede orde een prioriteitsrecht voor het gratis gebruik van de Sint-Pauluskapel voor religieuze activiteiten die zij inrichten of ondersteunen.
Daarnaast kan de Sint-Pauluskapel, bij naleving van onderhavig reglement en tegen vergoeding, gebruikt worden door verenigingen en particulieren om er socioculturele activiteiten en plechtigheden te organiseren, voor zover ze niet onverenigbaar zijn met de hierboven vermelde activiteiten en met het religieuze en historische karakter van het gebouw en ze geen gevaar vormen voor het onroerend en roerend erfgoed van de kapel. Gezien de kwetsbaarheid van het aanwezige erfgoed en het religieuze karakter van het gebouw, wordt het gebruik in het algemeen beperkt tot concerten, voordrachten en lezingen waarbij het publiek neerzit en voor tentoonstellingen. Voor deze concerten, voordrachten, lezingen en tentoonstellingen, moet uitdrukkelijk gemotiveerd worden waarom de activiteit niet in een ander gemeentelijk lokaal kan plaatsvinden. Het college kan deze argumentatie al dan niet aanvaarden.
Toeristische rondleidingen zijn alleen mogelijk als activiteit georganiseerd door het lokaal bestuur.
Het gebouw en het interieur zijn niet geschikt voor recepties en feesten. Deze activiteiten zijn, net als zuiver commerciële activiteiten, niet toegestaan als hoofdactiviteit in het gebouw en op het perceel rond de kapel.
ARTIKEL 4. TOEGANG
Alleen de opengestelde gedeelten van de Sint-Pauluskapel zijn toegankelijk voor het publiek en dit uitsluitend via de daartoe bestemde ingangen.
Elke gebruiker en bezoeker dient dit huishoudelijk reglement na te leven. Bij weerspannigheid of niet-naleving van dit reglement kan de gevolmachtigde de verdere toegang tot de Sint-Pauluskapel ontzeggen en/of een beroep doen op de politiediensten.
ARTIKEL 5. VERBODSBEPALINGEN
Bovenop de bestaande wetgeving en reglementering, is het verboden:
ARTIKEL 6. BEGELEIDING VAN JONGEREN
Kinderen jonger dan 8 jaar moeten steeds vergezeld zijn van een toezichthoudende volwassene die aansprakelijk kan worden gesteld.
Groepen met jongeren beneden de 18 jaar die gebruik wensen te maken van de Sint-Pauluskapel moeten steeds vergezeld zijn van een persoon boven de 18 jaar die als verantwoordelijke optreedt.
ARTIKEL 7. AANSPRAKELIJKHEID
Het CBS van het lokaal bestuur Galmaarden kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen ten gevolge van abnormaal of onvoorzichtig gebruik van de aanwezige infrastructuur en accommodatie.
HOOFDSTUK II: BIJZONDERE BEPALINGEN OP HET GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR EN HET MATERIAAL
ARTIKEL 8. BEZICHTIGING EN BESCHIKBAARHEID VAN DE SINT-PAULUSKAPEL
Indien men de Sint-Pauluskapel op voorhand wenst te bezichtigen, dient men contact op te nemen met de dienst vrije tijd. De beschikbaarheid kan opgevraagd worden bij de dienst vrije tijd (reservatie@galmaarden.be of 054 89 04 35).
ARTIKEL 9. AANVRAAG
Het gebruik van de Sint-Pauluskapel moet minstens drie maanden vooraf schriftelijk aangevraagd worden bij de dienst vrije tijd.
Ieder persoon die een aanvraag indient voor het gebruik van de Sint-Pauluskapel is verplicht zijn volledige identiteit bekend te maken. Deze persoon zal als hoofdelijk verantwoordelijke van de activiteit optreden. Hij/zij staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de geplande activiteit.
De geplande activiteit moet gedetailleerd omschreven worden bij de aanvraag.
ARTIKEL 10. TOESTEMMING
De dienst vrije tijd gaat na of de aanvraag overeenstemt met de bepalingen van het reglement.
De dienst vrije tijd brengt de aanvrager uiterlijk 4 weken na ontvangst van de aanvraag in kennis van de beslissing van het CBS. Het CBS kan bijkomende voorwaarden opleggen in verband met het gebruik van de Sint-Pauluskapel.
ARTIKEL 11. WIJZE VAN BETALING: FACTUUR
De gebruiker ontvangt een factuur na gebruik van de infrastructuur.
Facturen dienen te allen tijde voldaan te worden, tenzij de reservatie op een geldige manier geannuleerd werd (zie artikel 18).
ARTIKEL 12. GEBRUIKERSVERGOEDINGEN
Bij het bepalen van de gebruikersvergoedingen wordt er een onderscheid gemaakt tussen erkende gemeentelijke verenigingen en gemeentelijke politieke verenigingen (categorie A), niet-erkende gemeentelijke verenigingen en particulieren uit Galmaarden (categorie B) en niet-gemeentelijke verenigingen en particulieren van buiten de gemeente (categorie C).
De gebruikersvergoedingen worden in een retributuiereglement vastgelegd.
ARTIKEL 13. SCHOONMAAK
Op het respect voor de infrastructuur zal strikt worden toegezien. Gezien het bijzondere karakter van de Sint-Pauluskapel opteert het lokaal bestuur om zelf in te staan voor de schoonmaak van de kapel. Per reservatie zal hiervoor een vergoeding aangerekend worden, zoals vastgelegd in het retributiereglement.
ARTIKEL 14. VOORSCHRIFTEN
De gebruiker verbindt zich ertoe te voldoen aan het algemeen gemeentelijke politiereglement en de politiereglementen inzake brandveiligheid.
De gebruiker draagt de uitsluitende en uitdrukkelijke verantwoordelijkheid voor alle aan zijn activiteit verbonden heffingen en lasten, accijnzen, UNISONO, enz.
Bij twijfel over de noodzaak van deze vergoedingen kan de dienst vrije tijd gecontacteerd worden.
ARTIKEL 15. VERANTWOORDELIJKHEID EN VERZEKERING
De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal zowel door zichzelf, door zijn medewerkers als door de deelnemers aan de georganiseerde activiteit.
Het CBS sluit voor de gebruiker van de infrastructuur een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid af. Om een degelijke verzekering van de gebruiker mogelijk te maken, zal het CBS steeds een vergoeding van 10% boven op de gebruikersvergoeding vragen bij het bepalen van de totale gebruikersvergoeding. Het CBS betaalt deze premie aan de verzekeringsmaatschappij.
De waarborgen van deze verzekering kunnen steeds geraadpleegd worden bij de dienst vrije tijd.
We vermelden de belangrijkste bepalingen:
ARTIKEL 16. ANNULEREN
Wanneer een reservatie wordt geannuleerd, moet dit ten minste tien werkdagen voorafgaand aan de geplande activiteit schriftelijk gemeld worden aan de dienst vrije tijd.
Worden deze termijnen niet gerespecteerd, dan wordt alsnog de totale gebruikersvergoeding aangerekend.
ARTIKEL 17. SCHADE
Bij beschadiging, diefstal, oneigenlijk gebruik of het vuil achterlaten van materiaal, installaties of infrastructuur zullen de gebruikers verantwoordelijk worden gesteld en zal schadevergoeding worden geëist.
Er wordt aangenomen dat de ruimte en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat verkeert bij aanvang van de activiteit. De gebruiker verwittigt de dienst vrije tijd onmiddellijk na het betreden van de kapel indien er zich in dat verband problemen voordoen. Gebreken aan infrastructuur of materiaal dienen vóór aanvang van de activiteit gemeld te worden. Gebeurt dat niet, dan zal de beschadiging ten laste van de gebruiker vallen. Wordt na afloop van de activiteit schade of diefstal vastgesteld, dan zal de gebruiker op de eerste uitnodiging van de dienst vrije tijd ingaan om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de gebruiker niet aanwezig is, zal de schadevergoeding door het CBS zelf bepaald worden. De gebruiker aanvaardt uitdrukkelijk de eventuele schade te vergoeden. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw of de installaties, ongeacht of deze werd veroorzaakt door hemzelf of door deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker.
Indien de gebruiker dat wenst, kan er voor en na de activiteit een afspraak gemaakt worden met de dienst vrije tijd om de infrastructuur samen na te kijken.
ARTIKEL 18. GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR/INSTALLATIES
Het wordt de gebruiker niet toegelaten rechten of plichten voor het organiseren van een activiteit op een bepaalde datum af te staan aan een andere vereniging of een ander individu zonder voorafgaande machtiging van de dienst vrije tijd.
Alle materialen dienen door de gebruiker zelf meegebracht te worden, uitgezonderd stoelen. Tenzij anders overeengekomen met de dienst vrije tijd, moeten de door de gebruiker ter plaatse gebrachte materialen of decoratie die niet tot het patrimonium van het lokaal bestuur behoren onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit verwijderd worden.
Het is verboden om de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. De noodverlichting mag niet bedekt of uitgeschakeld worden.
De gebruiker mag geen materiaal binnenplaatsen dat er niet nodig is of er niet thuishoort. In elk geval moeten de toegangsdeuren en nooduitgangen steeds vrij zijn.
Het is verboden voorwerpen zoals gasflessen die een ontploffing of brand kunnen veroorzaken, in de Sint-Pauluskapel te brengen.
De gebruiker waakt erover dat het rookverbod nageleefd wordt. Er geldt een totaal rookverbod in alle openbare lokalen volgens het KB van 13 december 2005 (met latere wijzigingen) tot het verbieden van roken in openbare plaatsen.
Het maximaal aantal (zit)plaatsen bedraagt 100.
Alle lichten worden gedoofd en de deuren gesloten. Bij nalatigheid zal de energierekening doorgestuurd worden aan de gebruiker.
Aan bestaande installaties mag niets gewijzigd worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de dienst vrije tijd.
ARTIKEL 19. VERWIJDERING AFVAL
De gebruiker van de gemeentelijke infrastructuur dient zelf onmiddellijk alle afval te verwijderen.
Bij nalatigheid zullen de kosten voor het vervoer en het verwerken van het afval in rekening gebracht worden op basis van de werkuren en van de onkosten voor het containervervoer.
ARTIKEL 20. AFHALEN VAN DE SLEUTEL
Voor afspraken omtrent het sleutelgebruik, wordt er contact opgenomen met de dienst vrije tijd. De dienst vrije tijd oordeelt of er al dan niet een sleutel aan de gebruiker kan worden overgemaakt en op welke manier dit concreet zal verlopen.
Indien er geen sleutel wordt meegegeven aan de gebruiker, betekent dit dat de gebouwverantwoordelijke instaat voor het openen en sluiten van de lokalen.
ARTIKEL 21. VRIJSTELLING VAN GEBRUIKERSVERGOEDING
Volgende gebruikers worden vrijgesteld van gebruikersvergoeding:
ARTIKEL 22. OVERMACHT
Bij tekortkoming in de naleving van de overeenkomst kan de gebruiker geen schadevergoeding eisen als er sprake is van overmacht (bv. stroomonderbreking).
ARTIKEL 23. GEBRUIK VAN EIGEN OF BESTAANDE VOORZIENINGEN
Rekening houdend met de algemene bepalingen volgens de VLAREM VO2.-normen met betrekking tot de beheersing van geluidshinder, dienen de verenigingen en particulieren de nodige maatregelen te nemen om de geluidsproductie aan de bron en de geluidsoverdracht naar de omgeving te beperken. Meer informatie over de geluidsnormen is terug te vinden op de volgende websites: www.lne.be/geluidsnormen, www.helpzenietnaardetuut.be en in het gemeentelijk feest- en fuifreglement.
ARTIKEL 24. TENTOONSTELLINGEN
Het CBS wijst elke verantwoordelijkheid af inzake diefstal of beschadiging aan de tentoongestelde objecten. De exposant staat zelf in voor het toezicht op en voor de verzekering van de tentoongestelde objecten en dit met een verzekeringspolis van “nagel tot nagel” d.w.z. alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging. Een bewijs van verzekering dient vóór aanvang van de activiteit bezorgd te worden aan de dienst vrije tijd.
SLOTBEPALING
Alle beslissingen in uitvoering van onderhavig reglement waarvoor geen specifieke maatregelen voorzien zijn, behoren tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2:
Dit huishoudelijk reglement zal bekend gemaakt worden op de gemeentelijke website en treedt onmiddellijk na publicatie in werking.